_Für Claudia · AI:AT Event-Master · gültig ab 01.07.2026_
Bisher musstest du jeden Termin an mehreren Stellen eintragen — Eventkalender, Jahresübersicht, Listen. Das ist vorbei. Ab jetzt trägst du jeden Termin genau einmal ein. Alles andere — der AI:AT Eventkalender in Outlook, die Jahresübersicht — entsteht automatisch aus deiner Eingabe. Du pflegst die Quelle, der Rest passiert von selbst.
In einer einzigen Datei und dort in einem einzigen Tab:
➡️ Tab „Events_Master" — eine Zeile pro Termin.
Das ist deine einzige Eingabestelle für neue Termine. Die anderen Tabs (vor allem „Jahresübersicht") werden automatisch befüllt — die bitte nicht von Hand ändern. Wenn du dort etwas korrigieren willst, ändere stattdessen die passende Zeile in Events_Master, und die Übersicht zieht nach.
Du musst nicht jedes Feld ausfüllen. Diese hier sind die wesentlichen — und wo immer ein Dropdown angeboten wird: auswählen statt tippen. Das verhindert Tippfehler und sorgt dafür, dass die automatische Weiterverarbeitung sauber funktioniert.
| Feld | Was rein kommt | Beispiel |
|---|---|---|
| Titel | Name des Events, wie er öffentlich erscheinen soll | ISC High Performance 2026 |
| Status | _Dropdown_ — wie sicher ist der Termin? (siehe unten) | confirmed |
| Event-Art | _Dropdown_ — Delegationen · Meetups · Business Workshops · andere nicht-technische Workshops | Meetups |
| Typ | _Dropdown_ — online · hybrid · vor Ort | vor Ort |
| Start-Datum | Tag des Beginns | 2026-06-22 |
| Start-Zeit | Uhrzeit des Beginns (getrennt vom Datum!) | 09:00 |
| End-Datum | Tag des Endes | 2026-06-26 |
| End-Zeit | Uhrzeit des Endes — Pflichtfeld (bitte immer ausfüllen) | 17:00 |
| URL | Link zur Event-Seite | https://isc-hpc.com/ |
| Ort | Name, Stadt, Land — nur bei vor Ort/hybrid nötig | Hotel Birger Jarl, Hamburg, DE |
Wichtig: Datum und Uhrzeit stehen in getrennten Feldern. Bitte nicht „22.6. um 9 Uhr" in ein Feld schreiben — das Datum kommt ins Datumsfeld, die Uhrzeit ins Zeitfeld. Start-Zeit und End-Zeit sind beide Pflicht (auch bei ganztägigen Terminen einfach z. B. 09:00–17:00 eintragen).
Der Status steuert, ob und wie ein Termin im Kalender landet. Du wählst ihn aus dem Dropdown:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| BLOCKER | Termin steht noch nicht fix (Datum oder Ort unklar). Landet als unverbindlicher Eintrag „[BLOCKER] …" im Kalender — als Platzhalter, damit der Termin nicht vergessen wird. Trag im Feld BLOCKER-Grund kurz ein, was noch offen ist. |
| confirmed | Termin ist fix und bestätigt. |
| cancelled | Event ist abgesagt — verschwindet automatisch aus dem Kalender. Zeile bleibt für die Historie stehen, einfach den Status umstellen. |
| draft | Schon auf der ai-at.eu Website vorbereitet, aber noch nicht veröffentlicht. |
| live | Auf der Website veröffentlicht. |
| past | Termin ist vorbei — wird automatisch aus der aktiven Übersicht ausgeblendet. |
Für deine tägliche Arbeit sind vor allem BLOCKER, confirmed und cancelled relevant. Den Rest setzen wir gemeinsam beim Veröffentlichen auf der Website.
Zwei weitere Tabs ersetzen die bisherige Staffing- und Kommunikations-Planung — jeweils eine Zeile pro Aufgabe, verknüpft mit dem Termin über die Event-ID:
So findest du zu jedem Termin auf einen Blick, wer eingebunden ist und welche Kommunikation ansteht.
> Gut zu wissen: Outlook bekommt nur den Event-Termin selbst — nicht die einzelnen Comms-Aufgaben. Dein Kalender bleibt also übersichtlich und füllt sich nicht mit Deadlines für Posts.
Aus deinen Einträgen in Events_Master entstehen ohne dein Zutun:
> Neu: Der Kalender ist nicht mehr nur intern in Outlook, sondern direkt auf ai-at.eu eingebettet und überall abonnierbar — mit den richtigen Terminen, BLOCKER als Platzhalter, Absagen verschwinden. Du pflegst weiterhin nur die eine Liste; der öffentliche Kalender aktualisiert sich von selbst. (Wer von außen abonniert, sieht Änderungen mit etwas Verzögerung — ein paar Stunden; die Ansicht auf der Website ist sofort aktuell.)
> ACHTUNG — der interne Outlook-Kalender bleibt intern. Auf der Website ai-at.eu wird niemals der interne ai-at Outlook-Kalender selbst eingebettet oder zum Download angeboten. Öffentlich sichtbar ist ausschließlich ein eigener, öffentlicher Export der freigegebenen Termine — der automatisch aus deiner Masterliste erzeugte Kalender-Feed (er enthält keine Entwürfe und keine vergangenen Termine). So bleibt dein interner Terminplan mit allem Drum und Dran im Team, und nach außen sieht man nur die freigegebenen Events.
In den Outlook-Kalender kommen nur bestätigte und sichtbare Termine: confirmed, live und BLOCKER (sobald ein Start-Datum gesetzt ist). draft (nur auf der Website vorbereitet) und past (vergangen) erscheinen nicht im Kalender — der bleibt dadurch übersichtlich. Ein BLOCKER ohne Datum bleibt vorerst nur in der Liste und landet erst im Kalender, wenn ein Start-Datum drinsteht.
Duplikate werden dabei vermieden — derselbe Termin landet nicht doppelt im Kalender, auch wenn du eine Zeile später noch einmal bearbeitest.
AIAT_Event_Master.xlsx in der TUcloud, im OrdnerShared/ai_factory_austria/AIAT-Hub/WP7_External-Relations/T7.3_Event-Management (INITS)/Events/.
AIAT_Event_Master.xlsx in der TUcloud) und zum Tab Events_Master gehen.TT.MM.JJJJ / hh:mm ist voreingestellt — neue Eingaben bleiben dadurch einheitlich), dann URL. Beim Venue Location wählst du intern (bei AI:AT) oder extern; bei extern trägst du die Adresse komplett in die eine Adress-Spalte ein (z. B. „AI:AT, Karl-Farkas-Gasse 22, 1030 Wien").> Bei Fragen oder wenn ein Termin im Kalender nicht auftaucht: kurz Bescheid geben — meistens fehlt nur ein Pflichtfeld (Titel, Status oder Start-Datum).